Een provincie biedt werknemers een Individueel Keuze Budget (IKB) dat zij kunnen gebruiken voor een onbelaste vaste reiskostenvergoeding. Werknemers ondertekenen hiervoor een verklaring en moeten maandelijks in het salarissysteem een keuze bevestigen. Hoewel de verklaringen vóór 1 januari 2020 zijn ondertekend, volgt uit de tekst dat uitbetaling pas plaatsvindt na een daadwerkelijke uitruil van het IKB.
Corona-beleid en onvoorwaardelijk recht
Door de coronamaatregelen vanaf 12 maart 2020 keurt de staatssecretaris goed dat vaste reiskostenvergoedingen ongewijzigd mogen doorlopen, mits vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht bestaat. De provincie stelt dat dit recht al ontstaat met het ondertekenen van de verklaring en past daarom het goedkeuringsbeleid toe.
Vertrouwensbeginsel en Forum Salaris
Op 8 december 2020 beantwoordt de Belastingdienst vragen op Forum Salaris. Hierin staat dat de goedkeuring alleen geldt als de werknemer de keuze voor uitruil vóór 13 maart 2020 heeft gemaakt en een onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had. Als de werknemer de keuze maandelijks moet maken, geldt de goedkeuring niet voor keuzes na 13 maart 2020. Een onvoorwaardelijk recht bestaat als werkgever en werknemer vóór die datum zijn overeengekomen dat het IKB wordt uitgeruild, zelfs als het moment van uitruilen nog niet vaststaat.
De provincie beroept zich op het vertrouwensbeginsel vanwege deze antwoorden. Zij betoogt dat uit de antwoorden niet blijkt dat sprake moet zijn van een lopende, periodiek uitbetaalde vergoeding. Volgens de provincie maken de antwoorden expliciet mogelijk dat een beroep op de goedkeuring kan worden gedaan in een situatie waarin de werknemer vóór 13 maart 2020 via de verklaring heeft aangegeven een reiskostenvergoeding te willen ontvangen, maar pas na 12 maart 2020 in het digitale salarissysteem heeft aangegeven welk loon daaraan moet worden besteed.
Keuze vastleggen
Het hof oordeelt dat de ondertekende verklaring op zichzelf geen onvoorwaardelijk recht geeft op een onbelaste reiskostenvergoeding. De uitbetaling volgt pas nadat de werknemer via het salarissysteem de uitruil bevestigt met een vinkje. Als een werknemer na 12 maart 2020 nog geen keuze heeft gemaakt, is geen sprake van het ongewijzigd voortzetten van een vaste reiskostenvergoeding. De provincie kan daarom geen beroep doen op de goedkeuring.
Ook het beroep op het vertrouwensbeginsel slaagt niet. De verschuldigdheid van loonheffing is het gevolg van het ontbreken van een onvoorwaardelijk recht vóór 13 maart 2020, niet van na die datum verstrekte inlichtingen. De Hoge Raad bevestigt dit oordeel. De verklaring op zichzelf leidt niet tot een definitieve keuze voor het besteden van het IKB aan een vaste reiskostenvergoeding. Het onvoorwaardelijk recht ontstaat pas als de werknemer de bestedingskeuze kenbaar maakt via het vinkje.
Voorafgaand aan de coronamaatregelen biedt een gemeente haar werknemers de mogelijkheid om hun Individueel Keuzebudget (IKB) uit te ruilen tegen een onbelaste reiskostenvergoeding. Dit gebeurt op basis van de 214-dagenregeling. Werknemers moeten hiervoor actief een keuze maken in het salarissysteem. Hoewel dit vaak gebruikelijk is, maken niet alle werknemers hun keuze meteen kenbaar.
Corona
Wanneer de coronamaatregelen van kracht worden, wordt werknemers gevraagd zoveel mogelijk thuis te werken. Dit verandert voor veel mensen hun reispatroon ingrijpend. Kort daarna kondigt de staatssecretaris van Financiën een goedkeuring aan in een beleidsbesluit. Werkgevers mogen lopende vaste reiskostenvergoedingen ongewijzigd en onbelast doorbetalen, ook als werknemers door de coronamaatregelen nauwelijks reizen. Dit besluit biedt echter geen duidelijkheid over situaties waarbij werknemers hun keuze voor een dergelijke vergoeding nog niet hebben gemaakt.
Vastgelegde keuzes
Enkele maanden later verduidelijkt een nieuw besluit dat de goedkeuring alleen geldt voor vergoedingen waarop werknemers vóór de invoering van de coronamaatregelen al onvoorwaardelijk recht hadden. Dit betekent dat alleen vastgelegde keuzes in aanmerking komen. Voor nieuwe keuzes na de maatregelen geldt de goedkeuring niet. Deze uitleg wordt later bevestigd door publicaties op het Forum Salaris, waar concrete vragen van werkgevers worden behandeld.
Alsnog kiezen?
De Belastingdienst stelt bij controle vast dat de gemeente loonheffingen moet afdragen over reiskostenvergoedingen van werknemers die hun keuze pas later in 2020 hebben gemaakt. De gemeente bestrijdt dit en gaat in beroep. De rechtbank geeft de gemeente aanvankelijk gelijk en oordeelt dat de goedkeuring ruimer geïnterpreteerd mag worden. In hoger beroep stelt het gerechtshof echter de inspecteur in het gelijk. Het hof oordeelt dat de goedkeuring alleen geldt als de werknemer vóór de coronamaatregelen een keuze heeft gemaakt. Werknemers die dit pas later doen, vallen buiten de reikwijdte van de goedkeuring.